Ehtii

Henkilötietojen käsittelysopimus

Versio 2026-10-30

Tämä sopimus on osa Ehtiin käyttöehtoja. Se täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 28 artiklan vaatimukset. Ehtiin käyttöön ottava yritys on rekisterinpitäjä, ja Lesti Software Oy (Y-tunnus 2875878-8) on henkilötietojen käsittelijä.

1. Mitä tietoja käsitellään ja miksi

Käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain, jotta rekisterinpitäjä voi ottaa vastaan ja hoitaa ajanvarauksia Ehtiillä. Käsittely kestää sopimuksen ajan ja sen jälkeen käyttöehdoissa kerrotun palautus- ja poistoajan.

• Rekisterinpitäjän asiakkaat: nimi, puhelinnumero, varaukset (palvelu, aika, hinta, lisätiedot), yrittäjälle välitetyt viestit sekä varaussivun keskustelut.
• Rekisterinpitäjän omistajat ja käyttäjät: nimi, sähköpostiosoite sekä kirjautumiseen ja laskutukseen tarvittavat tiedot.

Varaussivun ja omistajan sovelluksen keskustelut pidetään vain palvelimen muistissa keskustelun ajan, ja ne poistuvat viimeistään kahden tunnin kuluttua viimeisestä viestistä. Palvelimen lokiin ei tallenneta viestien sisältöä. Ehtiitä ei ole tarkoitettu terveystietojen tai muiden erityisten henkilötietoryhmien käsittelyyn.

2. Käsittelijän velvollisuudet

• Käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaan. Ohjeita ovat tämä sopimus, käyttöehdot ja rekisterinpitäjän tekemät valinnat Ehtiissä.
• Henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon.
• Käsittelijän henkilöstö avaa rekisterinpitäjän tietoja vain tukipyynnön tai häiriön selvittämiseksi. Jokainen avaus kirjataan lokiin, josta näkyy avaaja, aika ja syy.
• Käsittelijä avustaa rekisterinpitäjää rekisteröityjen oikeuksiin liittyvissä pyynnöissä, kuten tietojen tarkastamisessa, korjaamisessa ja poistamisessa, sekä tarvittaessa vaikutustenarvioinnissa.
• Käsittelijä ilmoittaa rekisterinpitäjälle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä, kun se on saanut tiedon loukkauksesta.
• Käsittelijä antaa pyynnöstä tiedot, joita tarvitaan tämän sopimuksen noudattamisen osoittamiseen.

3. Tietoturva

Ehtiin palvelin sijaitsee Helsingissä. Yhteydet ovat salattuja (HTTPS). Kirjautuminen tehdään sähköpostiin lähetettävällä kertakäyttöisellä koodilla, ja kirjautumiskoodit ja istunnot tallennetaan vain tiivisteinä. Palvelimelle pääsee vain avaimella tunnistautuen. Tietokannasta otetaan päivittäin varmuuskopio, jota säilytetään 14 päivää. Palvelimen ohjelmistot pidetään ajan tasalla.

4. Alikäsittelijät

Rekisterinpitäjä hyväksyy seuraavat alikäsittelijät:

• UpCloud Oy (Suomi): palvelin ja tietokanta, Helsingin konesali.
• Anthropic (Yhdysvallat): tekoälymalli, joka tuottaa keskustelujen vastaukset. Keskustelujen sisältö ja vastaamiseen tarvittavat tiedot välitetään sille. Siirto EU:n ulkopuolelle perustuu Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.
• Brevo (Ranska): kirjautumiskoodien lähettäminen sähköpostilla.
• Google (Firebase Cloud Messaging) ja Apple (Apple Push Notification service): ilmoitukset omistajan puhelinsovellukseen. Ilmoituksessa on palvelu ja aika, ei asiakkaan nimeä eikä yhteystietoja. Siirto EU:n ulkopuolelle perustuu Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.

Käsittelijä tekee alikäsittelijöiden kanssa sopimukset, joissa niitä sitovat vastaavat tietosuojavelvoitteet. Uusista alikäsittelijöistä ilmoitetaan sähköpostilla vähintään 30 päivää etukäteen. Jos rekisterinpitäjä ei hyväksy muutosta, se voi lopettaa Ehtiin käytön ennen muutoksen voimaantuloa.

5. Sopimuksen päättyminen

Sopimuksen päättyessä käsittelijä palauttaa henkilötiedot pyynnöstä ja poistaa ne käyttöehdoissa kerrotulla tavalla, ellei laki edellytä niiden säilyttämistä. Laskutustietoja säilytetään kirjanpitolain vaatiman ajan.